東京ガス不動産プライベートリート投資法人（以下「本投資法人」といいます。）は、個人情報保護の重要性を認識し、個人情報の取扱いに際して、「個人情報の保護に関する法律」（以下「個人情報保護法」といいます。）及びその他関連する法令・ガイドライン等を厳格に遵守すると共に、個人情報の適正な取扱い、管理及び保護に努めます。

1. 個人情報の取扱いに関する基本方針

本投資法人は、個人情報が重要な情報資産であることを理解し、取得した個人情報を業務上必要な範囲で適切に取得・管理・利用することが、法律上の要請のみならず、本投資法人の社会的責任であるとの認識のもと、次に掲げる基本方針を遵守します。

• 本投資法人は、業務上必要な範囲において、個人情報を適正かつ適法な手段によって取得します。本投資法人は、偽りその他不正な手段を用いて個人情報を取得しません。
• 本投資法人は、取得した個人情報を常に正確かつ最新の状態で保管・管理するよう努めると共に、個人情報への不正アクセスや漏洩、滅失、毀損、改竄を未然に防止するため、社員教育の徹底や情報セキュリティ管理態勢の整備について、必要かつ適切な措置を講じます。
• 本投資法人は、本人から事前に同意を得ている場合や法令等により認められる場合を除き、取得した個人情報について、本投資法人が定める利用目的の範囲を超えて取り扱いません。また、取得した個人情報は、その利用目的に応じ、必要最小限の範囲で利用します。

2. 個人情報の利用目的

本投資法人は利用目的が法令等により認められる場合を除き、以下に定める利用目的の達成に必要な範囲においてのみ、個人情報を利用します。

• 投資信託及び投資法人に関する法律（以下「投信法」といいます。）及びその他関係法令に基づく、本投資法人に係る投資主（以下単に「投資主」といいます。）に対する資産運用報告、総会招集通知又は分配金支払通知の送付など、投資主の権利行使或いは投資主に対する義務履行のため。
• 投信法及びその他関係法令に基づく、本投資法人の決算説明会や運用状況報告会の開催など投資主への連絡を目的とする名簿作成等、投資主に係る各種データの作成又は情報管理のため。
• 本投資法人に関わる運用資産の取得、仲介、売却、譲渡、賃借、不動産の管理又はこれらに関する情報収集、調査分析及び検討に係る業務遂行のため。
• 本投資法人に関わるIR業務又は一般事務等に関する業務遂行のため。
• 上記に付帯又は関連する業務遂行のため。
• 上記目的達成のために、弁護士、公認会計士、税理士、不動産鑑定士、司法書士等、外部の専門家に助言又は依頼を行うため。

3. 個人データの第三者への開示・提供

本投資法人は次の第1号に規定する第三者に対し、第2号に定める個人データの項目を、利用目的の達成に必要な範囲内において、第3号に定める方法により、第三者に開示・提供する場合があります。
但し、本人が識別される個人データの第三者への開示・提供は、第8項のお問い合わせ窓口にお申し出頂くことにより停止することができます。

• 個人データの提供先となる第三者
  • 本投資法人からその資産運用業務の委託を受けた資産運用会社及び資産保管業務又は一般事務の委託を受けた資産保管会社又は一般事務受託者
  • 不動産等の取引における契約の相手方その他関係当事者（その候補者を含む。）
  • 不動産等取引及び運用業務に携わる宅地建物取引業者、第一種金融商品取引業者、第二種金融商品取引業者
  • 不動産等取引及び運用業務に携わる不動産管理業者（不動産のマスター・レッシー又はサブ・レッサーを兼ねる場合を含む。）
  • 不動産等取引及び運用業務に携わる弁護士、公認会計士、税理士、司法書士、不動産鑑定士、土地家屋調査士、金融機関
  • 保険会社、保険に関する代理店又は代理人等
  • 不動産の運営管理に関するソフトウェア及びサービスを提供する会社

• 第三者へ提供される個人データの項目
• 氏名、住所、電話番号、メールアドレス、賃料等の賃貸条件、その他第2項に定める利用目的を達成するために必要な範囲内の項目

• 第三者への提供の手段又は方法
• 書面、郵便物、ファクシミリ通信、電話、電子メールその他の電磁的方法

• 上記にかかわらず、本投資法人は、次に掲げる場合に取得した個人データを第三者に開示・提供する場合があります。
  • 事前に本人から同意を取得している場合。
  • 法令に基づく場合。
  • 人の生命、身体又は財産（法人の財産を含む。）の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合。
  • 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合。
  • 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を取ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合。

4. 個人データの安全管理

本投資法人は、個人データを正確かつ最新の内容に保つよう努め、個人データの紛失、漏洩、改ざん等を防止するために、適切な安全管理措置を実施します。

5. 業務委託及び委託先の監督

本投資法人は、本投資法人が取得した個人情報の全部又は一部を委託する場合、法令等に基づき個人情報に配慮した適切な措置を講じると共に、委託した個人情報の安全管理が図られるよう、委託先に対し、必要かつ適切な監督を行います。

6. 保有個人データの開示・訂正・利用停止等

保有個人データに関しましてご本人からお申し出があった場合には、ご本人又はご本人の代理人であることを確認のうえ、法令・関連諸規則に基づき開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去（以下「開示・訂正等・利用停止等」といいます。）の対応を図ります。第8項のお問合せ窓口までお申し出ください。

7. 継続的改善

本投資法人は、法令等の改正や社会的要請の高まり又は変化等に応じ、本ポリシーの内容を適宜改定し、個人情報の管理態勢及び安全確保の改善に努めます。

8. お問い合わせ窓口

個人情報の取り扱いに関するお問い合わせ、個人データの開示・訂正等・利用停止等、又は第三者提供の停止等に関するご請求及び苦情については、以下のお問い合わせ窓口までご連絡ください。

【お問い合わせ窓口】